Obowiązek ten wynika z przepisu art. 186a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261 poz. 2603 ze zm.) i dotyczy wszystkich licencjonowanych zarządców nieruchomości zarządzających wynajmowanymi lokalami mieszkalnymi, stanowiącymi głównie własność osób fizycznych. Zarządca nieruchomości przekazuje dane w powiązaniu z lokalizacją, wiekiem budynku i jego stanem technicznym oraz powierzchnią użytkową lokalu i jego standardem, wynikające z umów najmu lokali mieszkalnych położonychw zarządzanych przez niego budynkach.

Terminy i wzory opracowań zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie określenia danych dotyczących czynszów najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego, położonych na obszarze gminy lub jego części (Dz. U. Nr 250, poz. 1873).

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie określenia danych dotyczących czynszów najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego, położnych na obszarze gminy lub jego części

Dane dotyczące czynszów zarządca przekazuje za okresy półroczne danego roku kalendarzowego urzędowi gminy właściwemu ze względu na miejsce położenia nieruchomości (wg § 2 rozporządzenia) w terminie:

1. za pierwsze półrocze - do końca lipca danego roku,
2. za drugie półrocze - do końca stycznia roku następnego.
Natomiast gmina może udostępnić zestawienie tych danych na stronach internetowych urzędu gminy (zgodnie z § 3 rozporządzenia).

Przy wyodrębnieniu własności lokali w spółdzielni, spółdzielnia (na podstawie art. 27 ust. 2 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych) sprawuje zarząd nieruchomościami wspólnymi stanowiącymi również jej współwłasność jako zarząd powierzony.

W takich przypadkach również spółdzielnia jako zarządca nieruchomości zobowiązana byłaby do wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy o gospodarce nieruchomościami (przekazania danych odnośnie czynszów w zarządzanych przez nią zasobach). Natomiast nie ma takiego obowiązku odnośnie lokali co do których ustanowione są spółdzielcze prawa - z dwóch powodów: pierwszy - nie są to umowy najmu a lokatorzy nie opłacają czynszu, lecz opłaty za korzystanie z lokali; drugi - zarządzanie takimi lokalami nie odbywa się w trybie ustawy o gospodarce nieruchomościami, ale ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.

Jednocześnie informujemy, że zarządca nieruchomości niewypełniający obowiązku wynikającego z art. 186a ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z art. 188 ust. 1 ustawy podlega odpowiedzialności zawodowej. Wniosek o wszczęcie postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej może być złożony przez gminę, która nie otrzymała od zarządcy stosownych informacji.